Cykl życia projektu-planujemy kolejne etapy

Zarządzanie projektem to szerokie pojęcie, na które składa się sporo elementów. To wielozadaniowa mozaika, którą, aby projekt odniósł sukces, należy dobrze poukładać. Poukładanie tych klocków to także swoiste ustawienie ich w kolejce, ponieważ w projekcie nie ma miejsca na chaos, tu wszystko musi mieć swój porządek i dopiero wtedy możemy liczyć na końcowy sukces. Dlatego nie bez znaczenia pozostaje określenie „cykl życia projektu”, bo pod tym określeniem kryje się stworzenie planu działania, podzielonego na etapy składające się na taki właśnie cykl.

Wprowadzenie, czyli wizja i misja projektu

To etap, który może wydać się nieco abstrakcyjny, mało konkretny. Ale można powiedzieć, że to właśnie teraz rodzi się projekt. Co ciekawe ojcem lub matką projektu nie musi być osoba należąca do kadry kierowniczej. Przeciwnie, często szeregowy pracownik jest w stanie dostrzec więcej, namierzyć konkretne potrzeby zmian niosące korzyść. To, czego nie widzi managment w swych sterylnych gabinetach. Z kolei kadra kierownicza szerzej widzi cele strategiczne dla rozwoju firmy i na tym polu może działać. Tak czy inaczej, to etap, kiedy rodzi się idea, określane są cele i możliwości finansowe, aby je zrealizować. Tu nie ma jeszcze konkretnego planu działania, a jedynie jego źródło, co nie zmienia faktu, że bardzo istotne.

Kluczowy etap-planowanie

Stworzenie planu działania ma kluczowe znaczenie dla projektu. To etap, kiedy należy oszacować środki pieniężne potrzebne na realizację, ilość koniecznych zasobów ludzkich, materiałowych i sprzętowych oraz innych elementów charakterystycznych dla danego projektu. Na tym etapie szacuje się także ryzyko realne, ryzyko hipotetyczne, określa się czas potrzebny na realizację projektu oraz rozdziela zadania pomiędzy poszczególnymi pracownikami. To rozdzielenie zadań jest na tyle ważne, że pozwala na pełne zsynchronizowanie pomiędzy osobami posiadającymi określone zadania, a dzięki temu redukuje do minimum straty i przesunięcia zadań w czasie. Na tym etapie budowana jest organizacja pracy przy projekcie, ale także jakość, bowiem bez niej efekty projektu nie mają szans na przetrwanie.

Krótko-etap, gdzie ważne jest działanie, nie gadanie

Na tym etapie nie ma co wymyślać okrągłych teorii. Ważna jest praca i realizacja zadań przez poszczególne osoby bądź zespoły, zgodnie z założonym planem. Realizacja „krok po kroku” musi być doskonale zsynchronizowana z zaplanowanym czasem i przeznaczoną na zadanie pulą środków. Tylko wtedy realizacja projektu ma sens.

Kontrola, ważna rzecz

Kontrola to zaplanowany etap, ale tak naprawdę jest ona kluczowa na każdym odcinku projektu, w każdym czasie. Powinna mieć miejsce praktycznie przez cały czas. Tak na bieżąco sprawdza się wydajność członków zespołu, właściwe wykorzystanie środków przeznaczonych na projekt oraz postępy zaplanowanych prac, ich jakość i ewentualne odstępstwa. Wychwycone na czas nieprawidłowości pozwalają na szybkie wprowadzanie odpowiednich korekt i uniknięcie niepowodzenia projektu.

Otwieramy szampana, czyli zakończenie projektu

To etap, gdzie nie ma już nerwowej atmosfery, rzecz jasna przy założeniu, że projekt został zrealizowany zgodnie z założeniami. To czas na raporty, podsumowania, archiwizację dokumentacji i wysuwanie wniosków, które mogą być przydatne w kolejnych projektach. To także czas na ewentualne rozliczenia z firmami zewnętrznymi oraz pracownikami, którzy w znacznej mierze przyczynili się do sukcesu bądź porażki.

Artykuł został przygotowany przez twórców aplikacji do zarządzania projektami Merito